Senin, 01 Agustus 2016

artikel administrasi perkantoran

ADMINISTRASI PERKANTORAN

  • Pengertian Administrasi Perkantoran: terbagi atas dua yaitu pengertian secara luas dan pengertian secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangakan pengertian  administrasi perkantoran dalam arti sempit  adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
  • Karakteristik Administrasi Perkantoran: Administrasi Perkantoran memiliki beberapa karakteristik antara lain:
  1. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
  2. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
  3. Hasil akhirnya berupa informasi
  4. Bersifat pengetikan dan penghitungan
  5. Bersifat memudahkan 
  6. Dilakukan oleh semua pihak
  • Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran:  mencakup dari kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja kantor. Sebagai berikut:
  1. Kegiatan kantor, merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Terdiri dari: Perencanaan Perkantoran(Office Planning), Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), dan Pengawasan Perkantoran (Office Controling)
  2.  Sarana dan Fasilitas Kerja Kantoran. Perkantoran terikat dengan prasarana seperti: Lokasi kantor, Gedung, Peralatan, Interior dan Mesin-Mesin Kantor.
  • Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran: Administrasi Perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain: 
  1. Organisasi
  2. Manajemen
  3. Komunikasi
  4. Informasi
  5. Personalia
  6. Keuangan
  7. Perbekalan 
  8. Humas
  • Tujuan Administrasi Perkantoran: umumnya, administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan untuk:
  1. Menghimpun, 
  2. Mencatat, 
  3. Mengolah, 
  4. Menggandakan, 
  5. Mengirim, dan 
  6. Menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor
  • Fungsi Administrasi Perkantoran: dalam Sukoco (2006:4) yang menulis ada 5 jenis office support functions, antara lain:  

  1. Fungsi Rutin
  2.  Fungsi Teknis
  3. Fungsi Analisis
  4. Fungsi Interpersonal
  5. Fungsi Manajerial

  • Harapan dari Manager Kantor antara lain:
  1. Manager kantor hendaknya menjadi pengorganisasi
  2. Manager kantor hendaknya menjadi pemimpin dinamis
  3. Manager kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang
  4. Dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten
  5. Menyisihkan waktu untuk mengembangkan diri

contoh surat masuk dan surat keluar

contoh surat masuk      PT. Sejahtera jaya
Jl. Gajah mada no 12
Bandar Lampung
Tlp.021-2563-56 e-mail: raszdlampung@gmail.com
Bandar Lampung, 1 Februari 2013
    Kepada Yth
    CV. Maju Jaya
    Di,-
    Bandar Lampung

    No. : 021/PWR/2013
    Hal : Penawaran Barang
    Lamp. : 1 Berkas

    Dengan Hormat

    Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. ejahtera jaya, dengan alamat di Jl. Jl. Gajah mada no 12
 Bandar Lampung. Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang distributor kosmetik dan telah bekerja sama dengan berbagai toko dan perusahaan yang bergerak dibidang kosmetik.

    Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, CV Maju Jaya adalah perusahaan yang menjual berbagai produk kosmetik yang sedang berkembang pesat dan membutuhkan pasokan kosmetik dengan harga yang bersaing.

    Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk menjadi pemasok bagi kosmetik untuk perusahaan dan toko-toko yang bapak kelola. Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Sebagai bahan perbandingan, silahkan bapak lihat di lampiran yang berisikan daftar harga produk kosmetik yang kami sediakan. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut.

    Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih.

   
 Hormat kami,
 PT.Sejatera jaya


   

Contoh SURAT KELUAR

PT  MENARA TUNGGAL

 

No. :   027/MNRT/EJC/V/2011                                                                                    Depok, 10 Juni 2011

Kepada Yth.
 Kepala Kantor  Imigrasi
Depok
Hal :   Perpanjangan Paspor
Dengan hormat,
Bersama ini kami mohon diberikan paspor baru kepada :
N a m a                        :  Yeda  Hendrayana
            Alamat              :  Jl. Cilodong Setu Indah
                                        Depok
            No. KTP           :  09.3456.224551.0444
Untuk melaksanakan tugas yang diberikan oleh perusahaan kami.
Atas segala bantuan Bapak kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

modul microsoft excel

LEMBAR KERJA MICROSOFT EXCEL 2007 

Microsoft Excel 2007 memiliki tampilan antarmuka berbeda dari versi – versi sebelumnya. Daftar perintah yang biasa dikelompokkan dalam menu, kali ini dikelompokkan dalam beberapa tab yaitu : Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View.
Masing-masing kategori memiliki toolbar yang dikelompokkan sesuai dengan kriterianya dan dapat diakses secara cepat dan mudah. Selengkapnya tentang lembar kerja atau tampilan antarmuka Excel 2007 ditunjukkan pada gambar berikut:

Jenis-Jenis Pointer Ms. Excel – [Kembali ke daftar isi]
Berbeda dengan pointer dalam Microsoft Word, dalam Excel pointer selain berguna sebagai penunjuk cell atau objek juga dapat digunakan untuk operasi lain. Berikut beberapa jenis pointer dalam Excel beserta fungsinya.
JENIS POINTER FUNGSI
Loading … Memilih cell/range
Loading … Memindah cell dan objek
Loading … Memperlebar/mempersempit kolom
Loading … Memperlebar/mempersempit baris
Loading … Mengopi cell dan fungsi didalamnya
Tombol Penggerak Pointer Microsoft Excel – [Kembali ke daftar isi]
Untuk anda dapat bekerja dengan baik dan cepat dalam Excel 2007, anda dapat memanfaatkan beberapa konfigurasi khusus untuk menggerakkan pointer/kursor. Berikut daftar tombol-tombol penggerak pointer :
TOMBOL FUNGSI
Anak panah kanan (→) Menggerakkan pointer satu cell ke kanan
Anak panah kiri (←) Menggerakkan pointer satu cell ke kiri
Anak panah bawah ( ↓ ) Menggerakkan pointer satu cell ke bawah
Anak panah atas ( ↑ ) Menggerakkan pointer satu cell ke atas
Page Down Menggulung dokumen satu layar ke bawah
Page Up Menggulung dokumen satu layar ke atas
Ctrl + → Pointer ke kanak ke akhir data (tanpa selang)
Ctrl + ← Pointer ke kiri ke akhir data (tanpa selang)
Ctrl + ↓ Pointer ke bawah ke akhir data (tanpa selang)
Ctrl + ↑ Pointer ke atas ke akhir data (tanpa selang)
Home Pointer ke awal baris
Ctrl + Home Ke awal worksheet (A1)
Ctrl + End Ke akhir sebuah data (bedakan dengan data tanpa selang)
Alt + Page Down Menggulung dokumen satu layar ke kanan
Alt + Page Up Menggulung dokumen satu layar ke kiri
Ctrl + Page Down Pindah ke sheet berikutnya
Ctrl + Page Up Pindah ke sheet sebelumnya
Ctrl + F6 Pindah ke workbook berikutnya, untuk kembali ke workbook sebelumnya tekan Ctrl + F6
F6 Berpindah antar jendela jika jendela di bagi dua
Tab Menggerakkan pointer dalam worksheet yang diproteksi
Intruksi-intruksi Blok Ms. Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Intruksi menggunakan Mouse
PERINTAH FUNGSI
Klik batang kolom (Column Headers) Memblok 1 kolom
Klik batang baris (Row Headers) Memblok 1 baris
Klik + Seret mouse (drag) Memblok sekumpulan data (range)
Ctrl + Klik atau seret Memblok beberapa range
Intruksi menggunakan keyboard
TOMBOL FUNGSI
Shift + Anak panah kanan Memblok 1 cell ke kanan
Shift + Anak panah kiri Memblok 1 cell ke kiri
Shift + anak panah bawah Memblok 1 cell ke bawah
Shift + Anak panah atas Memblok 1 cell ke atas

MENGENAL WORKBOOK DAN WORKSHEET MICROSOFT EXCEL 2007 – [Kembali ke daftar isi]

Secara teknis, sebuah dokumen excel biasa disebut dengan workbook (buku kerja). Sebuah workbook umumnya memiliki beberapa worksheet (buku kerja). Secara default sebuah workbook Excel memiliki 3 buah worksheet. Setiap worksheet biasanya mewakili sebuah halaman dokumen. Beberapa dokumen/worksheet yang saling berhubungan dapat anda kelompokkan menjadi sebuah workbook. Hal ini dapat membantu anda mengklasifikasikan dokumen sesuai dengan keperluan.
Sebuah worksheet memiliki tampilan sama seperti table dalam Ms.Word, tetapi dengan kemampuan perhitungan yang lebih komplit dibandingkan kemampuan dari table Ms.Word. Sebuah workbook baru terdiri dari 3 buah worksheet yang diberi nama Sheet1, Sheet2 dan Sheet3. Ketika anda menekan tab worksheet, Excel akan menampilkan isi dari Worksheet yang bersangkutan.
Cara Menambahkan Workbook Ms. Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Cara 1:
  • Klik Office Button ( ) yang terletak pada pojok kiri atas dokumen.
  • Pilih New.
  • Pada kotak dialog yang muncul pilih Blank Workbook.
  • Klik Create
Cara 2:
  • Tekan tombol Ctrl bersamaan dengan tombol N (Ctrl+N) pada keyboard.
Cara Menambahkan Worksheet Ms. Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Cara 1:
Tekan tab Insert Worksheet yang terletak disebelah kanan Sheet3.
Cara 2:
Tekan tombol Shift+F11 pada keyboard.
Cara 3:
  • Klik kanan pada salah satu tab worksheet
  • Pilih Insert
  • Pada kotak dialog yang muncul pilih Worksheet
  • Klik OK.
Cara Mengganti Nama Worksheet – [Kembali ke daftar isi]
Cara 1:
  • Klik kanan tab worksheet yang akan diganti namanya
  • Pilih Rename.
  • Ketikkan nama baru.
Cara 2:
  • Klik 2 kali tab worksheet yang akan diganti namanya
  • Ketikkan nama baru
Cara Menghapus Worksheet – [Kembali ke daftar isi]
  • Klik kanan tab worksheet yang akan dihapus
  • Pilih Delete
Cara Membuka Workbook Microsoft Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Cara 1:
  • Klik Office Button.
  • Pilih Open.
  • Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
  • Klik Open
Cara 2:
  • Tekan tombol Ctrl+O pada keyboard.
  • Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
  • Klik Open
Cara Menyimpan Workbook – [Kembali ke daftar isi]
Cara 1:
  • Klik Office Button.
  • Pilih Save.
  • Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
  • Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan.
  • Klik Save
Cara 2:
  • Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.
  • Pada kotak dialog yang muncul pilih tempat penyimpanan workbook.
  • Pada kotak isian file name isikan dengan nama yang diinginkan.
  • Klik Save
Cara Menutup Workbook Microsoft Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Cara 1:
  • Klik Office Button.
  • Pilih Close.
Cara 2:
Klik tombol Close pada pojok kanan atas dokumen.
Cara 3:
Tekan tombol Ctrl+W pada keyboard.

MENGENAL KOLOM, BARIS, CELL DAN RANGE MICROSOFT EXCEL 2007 – [Kembali ke daftar isi]

Setiap worksheet terdiri dari kolom dan baris. Nama kolom diawali dengan huruf A, B, C, dan seterusnya. Nama baris diawali dengan angka 1, 2, 3, dan seterusnya. Perpotongan antara Kolom dan Baris disebut Cell. Nama Cell dituliskan berdasarkan nama Kolom dan Baris.
Contoh:
Cell A1 => merupakan perpotongan antara kolom A dan baris 1
Cell D4 => merupakan perpotongan antara kolom D dan baris 4
Nama Cell berguna untuk menentukan penggunaan rumus dan pengolahan data terhadap cell yang bersangkutan dan memudahkan penulisan rumus/formula.
Contoh:
Perkalian antara cell A1 dan D4 dapat dituliskan dengan =A1*D4
Gabungan/kumpulan dari beberapa cell biasa disebut dengan Range.
Contoh;
Range (A1:D4) => merupakan hasil seleksi/gabungan cell A1 sampai D4.
Range (D7:H10) => merupakan hasil seleksi/gabungan cell D7 sampai H10.
Range berguna untuk mendefinisikan beberapa cell untuk operasi aritmatika ataupun statistik.
Contoh:
=SUM(A1:D10) => merupakan perintah untuk menjumlahkan cell pada jangkauan/range A1 sampai D10.
Cara Menambah Cell Microsoft Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Untuk menambahkan cell baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:
  • Klik tab Home
  • Pilih kategori Cells
  • Klik tanda panah pilihan insert
  • Pilih Insert Cells
  • Pilih salah satu opsi pilihan yang tampil
  • Klik OK
Cara Menambah Garis pada Ms. Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Untuk menambahkan baris baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:
  • Klik tab Home
  • Pilih kategori Cells
  • Klik tanda panah pilihan insert
  • Pilih Insert Sheet Rows
Cara Menambah Kolom Microsoft Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Untuk menambahkan kolom baru didalam worksheet dapat dilakukan dengan cara:
  • Klik tab Home
  • Pilih kategori Cells
  • Klik tanda panah pilihan insert
  • Pilih Insert Sheet Columns

MENULIS TEKS DAN ANGKA DALAM CELL MICROSOFT EXCEL 2007 – [Kembali ke daftar isi]

Untuk menuliskan teks dan angka dalam sebuah cell dapat kita lakukan dengan mudah, cukup dengan seleksi cell yang ingin diisikan teks/rumus dan ketikkan isinya.
Excel mengijinkan beberapa jenis pemasukan data antara lain :
  • Labels : Teks berisi keterangan seperti nama, alamat dan keterangan lain. Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan teks yang akan ditampilkan
  • Numbers : Teks berupa angka seperti 30, -198, 345,5 dan sebagainya. Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan klik cell yang akan diisi data, kemudian ketikkan angka akan ditampilkan. Penulisan karaktek koma(dalam format Indonesia)
    atau titik(dalam format Inggris) mendefinisikan angka decimal/pecahan.
  • Tanggal dan waktu : Excel mengijinkan penulisan tanggal dan waktu sesuai dengan format yang dikenali.
    Untuk menuliskan tipe data ini cukup dengan menuliskan teks sesuai dengan format tanggal dan waktu.
  • Contoh :
    Tanggal : 27/10/2008 atau 27-10-2008, dan sebagainya
    Waktu :  13:30:00
  • Formula : Ekspresi untuk menghitung hasil numeric/teks berdasarkan rumus tertentu. Untuk menuliskan rumus/formula dalam excel dapat dilakukan dengan mengawali isi cell dengan karakter sama dengan (=) kemudian diikuti rumus yang diinginkan.
    Contoh : =A3+D9  menjumlahkan cell A3 dan D9.
Cara Mengubah Isi Cell Microsoft Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Untuk mengubah isi data dari cell dapat dilakukan dengan 3 cara.
Cara 1:
  • Klik cell yang ingin diubah
  • Aktifkan formula bar dengan cara klik diarea formula bar.
Cara 2:
  • Klik dua kali cell yang ingin diubah
  • Kemudian ganti isinya dengan yang baru
Cara 3:
  • Klik cell yang ingin diubah
  • Tekan tombol F2 pada keyboard.
  • Kemudian ganti isinya dengan yang baru
Cara Menghapus Isi Cell – [Kembali ke daftar isi]
Untuk menghapus keseluruhan isi dari cell anda dapat lakukan dengan mengaktifkan cell tujuan kemudian tekan Delete. Sedangkan untuk menghapus data dalam sebuah range, dapat dilakukan dengan memblok cell yang akan dihapus, kemudian tekan Delete.

PENGATURAN / FORMAT CELL MS. EXCEL 2007 – [Kembali ke daftar isi]

Untuk mengatur tampilan dan format dari cell dapat dilakukan dengan cara:
  • Klik tab Home
  • Pilih kategori Cells
  • Klik tombol Format
  • Pilih Format Cells (atau dapat juga dengan menekan tombol Ctrl+1). Sehingga akan ditampilkan kotak dialog format cell.
Dalam kotak dialog format cell, terdapat 6 buah tab pilihan format, yaitu :
1. Numbering – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk mengatur format angka dari cell. Terdapat 12 pilihan kategori jenis angka antara lain :
Tabel 5
2. Alignment – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk mengatur perataan dari cell.
Terdapat 4 buah pengaturan :
1) Text alignment
Digunakan untuk mengatur perataan teks,terdapat 2 buah opsi pengatura yaitu:
Horizontal : Perataan secara horizontal
Vertical :Perataan secara vertical
2) Text control
Wrap text : Membuat teks mengikuti ukuran lebar cell
Shrink to fit : Membuat teks mengecil mengikuti lebar cell
Merge cells : Menggabungkan cell
3) Right-to-left
Text Direction : Mengatur arah penulisan teks
4) Orientation
Mengatur derajat kemiringan dari teks.
3. Font – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk mengatur karakter huruf dari cell
Terdapat 6 buah pengaturan :
1) Font
Digunakan untuk memilih jenis huruf yang diinginkan.
2) Font Style
Digunakan untuk memilih gaya penulisan (tergantung font),terdiri dari:
  • Regular
  • Italic (cetak miring) (Ctrl+I)
  • Bold (cetak tebal) (Ctrl+B)
  • Bold Italic (cetak tebal dan miring)
3) Size
Digunakan untuk mengatur ukuran huruf.
4) Underline
Digunakan untuk mengatur garis bawah huruf.
5) Color
Digunakan untuk mengatur warna huruf dan garis bawah.
6) Effects
Digunakan untuk memberi efek huruf, terdiri dari:
  • Strikethrough : efek coretan
  • Superscript : huruf berukuran kecil diatas karakter umum (seperti pangkat)
  • Subscript : huruf berukuran kecil dibawah karakter umum.
4. Border – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk mengatur bingkai/garis luar dari cell
Terdapat 4 buah pengaturan :
Line
Digunakan untuk mengatur jenis garis
Color
Digunakan untuk mengatur warna garis
Presets
None : tanpa bingkai
Outline : memberi garis luar cell/range.
Inside : memberi garis dalam cell/range
Border
Digunakan untuk memberi garis sesuai arah yang diinginkan.
5. Fill – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk memberi warna cell.
Terdapat 3 buah pengaturan :
Backgroud Color
Digunakan untuk memilih warna latar belakang cell. Tombol pilihan Fill Effect digunakan untuk memberi warna dengan efek tertentu.
Pattern Color
Digunakan untuk memilih warna arsiran dari cell
Pattern Style
Digunakan untuk memilih jenis arsiran untuk cell
6. Protection – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk melindugi isi cell dengan mengunci dan/atau menyembunyikan rumus didalam cell.

RUMUS-RUMUS MICROSOFT EXCEL 2007 – [Kembali ke daftar isi]

Salah satu kelebihan dari Excel 2007 sebagai program aplikasi pengolah angka adalah kemampuannya untuk melakukan proses penghitungan dengan cepat dan mudah. Untuk melakukan penghitungan, kita bisa menggunakan rumus dan fungsi. Rumus pada Excel mengikuti kaidah kaidah umum, namun penulisannya disesuaikan dengan keyboard. Misalnya kita ingin mengetikkan rumus “ 3×112 “ , maka kita menuliskannya pada Excel dalam bentuk “ 3*11^2 ”. Yang perlu diingat, penulisan rumus pada Excel harus diawali dengan tanda = . Sehingga contoh penulisannya “ =3*11^2 “.
Cara Menulis Rumus Ms. Excel 2007 – [Kembali ke daftar isi]
Ada beberapa cara untuk menuliskan rumus/formula dalam excel.
Cara 1:
  • cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus
  • Kemudian ketikkan rumus yang anda inginkan pada formula bar, contoh : =F5-G5
Cara 2:
  • Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus
  • Ketikkan sama dengan (=) pada keyboard. (disertai rumus tertentu jika perlu).
  • Kemudian klik cell tujuan pertama.
  • Ketikkan operator melalui keyboard
  • Kemudian klik cell tujuan kedua.
Cara 3:
  • Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus
  • Klik tombol insert function yang berada disebelah kiri formula bar, sehingga muncul kotak dialog.
  • Pada bagian select category pilih kategori rumus.
  • Kemudian pada bagian Select a function pilih rumus/fungsi yang diinginkan.
  • Klik tombol OK, dan isikan data yang diperlukan.
  • Klik OK.
Cara Menyalin Rumus Excel – [Kembali ke daftar isi]
Ada 2 cara untuk menyalin rumus dari satu cell ke alamat cell lain:
Cara 1:
  • Klik/Blok cell yang akan disalin
  • Klik tab Home
  • Pilih kategori Clipboard
  • Klik tombol Copy (Ctrl+C)
  • Klik/Blok cell tempat penyalinan
  • Klik tombol Paste (Ctrl+V)
Cara 2:
  • Klik/Blok cell yang akan disalin
  • Arahkan ke pojok kanan bawah dari cell sehingga akan muncul tanda kursor +
  • Drag kursor kearah cell akan disalin (kanan/kiri/atas/bawah).
Operator Aritmatika – [Kembali ke daftar isi]
Operator Aritmatika dipakai untuk penghitungan dasar-dasar matematika, misalnya penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian dan lain lain.
Macam macam operator aritmatika:
Tabel operator di sini
Hierarki adalah urutan pelaksanaan eksekusi suatu operasi jika terdapat beberapa operator sekaligus dalam satu rumus. Untuk mempengaruhi urutan hierarki dapat dipengaruhi dengan mengelompokkannya menggunakan tanda kurung.
Alamat Relatif dan Alamat Absolut – [Kembali ke daftar isi]
a. Alamat Relatif
Jika kita punya sebuah rumus yang merupakan operasi dari beberapa cell, maka Excel akan menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relatif suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat lainnya.
Contoh : Pada Cell E5 berisi rumus “ =E3*E4 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel F5, maka akan otomatis berubah menjadi “ =F3*F4 “.’
b. Alamat Absolut
Alamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “ pada nama kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard.
Terdapat 2 jenis alamat absolut:
1) Semi Absolut
Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara kolom dan baris.
Contoh:
  • $C9 : Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, namun ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah menjadi $C10.
  • C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah menjadi D$9.
2) Absolut mutlak
Pada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligus.
Contoh:
Pada sel E3 kita isikan rumus “ =E2*$E$2 “. Jika rumus itu kita kopikan ke sel F4, maka rumusnya akan menjadi “ =F2*$E$2 “. Terlihat bahwa alamat E2 akan tetap. E2 disebut alamat absolut mutlak.

FUNGSI DALAM EXCEL – [Kembali ke daftar isi]

Sebagai sebuah pengolah angka yang canggih, Excel 2007 menyediakan bermacam macam fungsi yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan.
Kategori fungsi yang disediakan antara lain :
  • Fungsi Financial. Untuk mengolah data keuangan
  • Fungsi Date & Time. Untuk mengolah data tanggal dan waktu.
  • Fungsi Math & Trig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri.
  • Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik.
  • Fungsi Lookup dan Reference, untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi.
  • Fungsi Database, untuk mengolah database.
  • Fungsi Text, untuk memanipulasi teks.
  • Fungsi Logical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika.
  • Fungsi Information, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range.
  • Fungsi Engineering, untuk pengolahan data teknik.
Masing-masing kategori fungsi terdiri atas beberapa fungsi yang berbeda satu sama lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa Excel 2007 menyediakan banyak sekali fungsi dan sangat lengkap jenisnya.

FUNGSI YANG SERING DIGUNAKAN DALAM MS. EXCEL – [Kembali ke daftar isi]

1. SUM – [Kembali ke daftar isi]
Bentuk penulisan fungsi SUM adalah
=Sum(angka1;angka2;…)
Contoh
=Sum (3;10;1) => hasilnya 14
Jika Sum untuk menjumlah sel
=SUM(Sel1;Sel2;…)
Contoh:
=SUM(A1;B6;C8)
Jika Sum untuk menjumlah range
=SUM(range)
Contoh:
=SUM(A1:A5) => menjumlahkan Range A1 sampai A5
2. AVERAGE – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk menghitung rerata/ rata-rata.
Bentuk penulisannya adalah
=AVERAGE(nilai1;nilai2;…)
Contoh:
=AVERAGE(2;4;3) => hasilnya adalah 3
=AVERAGE(A1:A5) => mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5
3. MAX – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk mencari nilai maksimal dari satu set data
Bentuk penulisannya adalah
=MAX(nilai1;nilai2;…)
Contoh:
=MAX(2;4;10;6;8)  hasilnya adalah 10
=MAX(A1:A5)  akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5
4. MIN – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk mencari nilai minimal dari satu set data
Bentuk penulisannya adalah
=Min(nilai1;nilai2;…)
Contoh
=MIN(2;4;10;6;8)  hasilnya adalah 2
=MIN(A1:A5)  akan mencari nilai minimal dari A1 sampai A5
5. COUNT – [Kembali ke daftar isi]
Digunakan untuk menghitung berapa buah argumen yang berisi data numerik
Bentuk penulisannya adalah
=COUNT(argumen1;argumen2;…)
Contoh
=COUNT(2;”A”;”B”;5;7)  Hasilnya adalah 3

FUNGSI LOGIKA MICROSOFT EXCEL – [Kembali ke daftar isi]

1. NOT – [Kembali ke daftar isi]
Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga sebaliknya.
Bentuk penulisannya
=NOT(nilai logika)
Contoh
=NOT(4>5) => hasilnya adalah TRUE
2. AND – [Kembali ke daftar isi]
Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai TRUE.
Bentuk penulisannya adalah
=AND(logika1;logika2;…)
Contoh =AND(5>1;3<7) => akan bernilai TRUE
3. OR – [Kembali ke daftar isi]
Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUE.
Bentuk penulisannya adalah
=OR(logika1;logika2;…)
Contoh:
=OR(5>1;9<7) => bernilai TRUE
=OR(5<1;9<7) => bernilai FALSE
4. IF – [Kembali ke daftar isi]
If adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika.
Bentuk penulisannya
=IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah)
Contoh:
=IF(E4>80;”Lulus”;”Gagal”)  Akan menghasilkan “Lulus” jika E4>80,jika E4 kurang dari 80 maka hasilnya “Gagal”.

FUNGSI PENCARIAN DAN RUJUKAN EXCEL – [Kembali ke daftar isi]

1. VLOOKUP – [Kembali ke daftar isi]
Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal).
Bentuk Penulisan
=VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup)
Contoh:
=VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE)
=VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1)
2. HLOOKUP – [Kembali ke daftar isi]
Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal).
Bentuk Penulisan
=HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup)
Contoh :
=HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE).
=HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0).

PENGOLAHAN DATABASE SEDERHANA DENGAN MICROSFT EXCEL 2007 – [Kembali ke daftar isi]

Selain dapat digunakan untuk menghitung angka dan statistik, Excel juga dapat digunakan untuk pengolahan sederhana. Dalam bahasan kali ini kita akan praktekkan cara memanfaatkan Excel untuk pengolahan data.

artikel administrasi perkantoran

 
 
Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary
 of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu . William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber. B. Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan  perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
 
 pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. -------------------- A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan 1. Pelayanan Keamanan Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah. 2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang  petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina 7K dan siswa, serta guru piket. B. Pelayanan Tamu dan Telepon Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan  pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon. C. Pelayanan kepegawaian Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. D. Pelayanan kesiswaan Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi  pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. E. Pelayanan keuangan Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb, membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,  proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain- lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. F. Pelayanan umum Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil, dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya. G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan  pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
 
dengan surat-menyurat yang ada. Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran. III. Penutup Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini. Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan. Sasanti Intan Laras Januari - 15 PERMALINK  

diktat power point

                                       Diktat Ms Power Point 2007 


Dasar-dasar Penggunaan "POWERPOINT"
Dasar-dasar penggunaan Microsoft PowerPoint 2007 sama dengan aplikasi program office yang lain, baik secara penyimpanan maupun cara membuka filenya. Hanya saja, dalam pembuatan sebuah presentasi ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Misalnya, mempersiapkan layout presentasi.
1. Aktifkan program Microsoft PowerPoint 2007.
2. Membuat Presentasi
Slide pertama presentasi biasanya berisi judul dan subjudul. Secara default, saat program Microsoft PowerPoint 2007 diaktifkan pada lembar kerja akan secara otomatis tampil kotak judul dan subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik kotak "Click to add title", lalu ketikan judul presentasi, misalnya "COMPANY PROFILE IMPROVE COMPUTER" (maaf nich nama usaha kecil2an punyaku... he hee...). Trus.., pada sub-title alamat perusahaan, misal: Jl. Kelir-Manyaran No.012, Manyaran KM.02.
3. Membuat dan Mengedit Teks.
Untuk menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada group Text> klik Text Box, lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang dituliskan tidak sesuai. Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang akan diedit.
4. Menggunakan Outline
Outline adalah bagian dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 yang terletak di sisi kiri lembar kerja. Cara menampilkan outline adalah dengan mengklik tab Outline yang terletak di bawah Ribbon. Pada outline akan  ditampilkan objek atau teks yang menjadi bagian slide aktif. Anda juga bisa mengedit teks melalui outline dengan cara seleksi teks pada ourline baru kemudian mengedit teks.
5. Membuat catatan
Anda dapat juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik area "Click to Add Notes" di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide yang akan ditambahkan.
6. Menyimpan File Presentasi
Cara menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada Microsoft Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power Point Presentation di bagian Save as Type, dan akhiri dengan mengklik Save.
7. Mengatur Desain Presentasi
Untuk mempercantik presentasi, anda bisa menambahkan desain yang menjadi bawaan dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 melalui Ribbon Design. Ribbon itu memungkinkan anda untuk menambahkan desain latar belakang slide dengan mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada group Themes pilih salah satu desain slide. Untuk menampilkan semua pilihan desain, klik Slide yang akan dipilih akan ditampilkan pada halaman kanvas.
8. Mengatur Format teks
Format teks yang dimaksud di sini adalah seperti pengaturan ukuran, jenis font, warna teks dan sebagainya. Untuk mengatur format teks, seleksi teks dan gunakan Group Font dengan mengaktifkan Ribbon Home terlebih dahulu. Pilih salah satu icon untuk mengatur format teks.
a. Menggunakan Kotak Dialog Font
Anda bisa juga mengedit teks menggunakan kotak dialog Font dengan memilih Ribbon Home. Lanjutkan dengan menyorot Group Font, lalu klik anak panah di sudut kanan bawah.
b. Menggunakan Bullet and Numbering
Bullet and Numbering seriing digunakan untuk menuliskan poin-poin bahasan dalam presentasi. Untuk menambahkan Bullet atau Numbering, gunakan cara di bawah ini:
1. Seleksi bagian yang akan ditambah bullet atau numbering.
2. Pilih Ribbon Home> Bullet> atau Numbering pada Group Paragraph.
3. Pilih bentuk bullet atau numbering yang diinginkan.
9. Teknik Penggunaan Warna
Selain teknik pengaturan desain presentasi, teknik penggunaan warna (atau biasa disebut theme) juga mempengaruhi hasil akhir presentasi yang disajikan. Cara mengatur theme adalah dengan memilih Ribbon Design. Kemudian, pilih warna dengan mengklik Color pada Group Themes.
10. Mengubah Warna Background
Jika kurang menyukai warna Background theme, anda bisa mengubahnya melalui Ribbon Design dan memilih Background Style pada Group Background. Akan muncul berbagai warna Background, anda bisa juga mengubah style Background secara manual dengan memilih Format Background pada kotak Background Style. Pada pilihan itu, anda bisa mengatur style lebih detail. Warna yang bisa dipilih juga lebih bervariasi, misalnya warna gradasi, tekstur atau bahkan gambar.
11. Menggunakan Master Presentasi
Master Presentasi biasanya menjadi bagian dari template, termasuk di dalamnya teks, objek, theme, font, shapes dan sebagainya. Untuk membuat master presentasi, pilih Ribbon View. Pada group Presentase Views, pilih Slide Master, lalu  ketik teks yang diinginkan.
12. Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound
Dalam presentasi, penambahan tabelGambar, Video dan Sound akan memberikan nilai plus tersendiri
a. Bekerja dengan Tabel
Objek tabel sering digunakan dalam penyajian presentasi, yang biasanya dipakai dalam pembuatan laporan.
- Membuat tabel
Cara menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih Ribbon Insert. Pada group Tables, pilih Tabble> Insert Table dan tentukan jumlah baris dan kolom. Kemudian masukkan data yang dibutuhkan.
- Mengatur Format Tabel
Untuk memodifikasi tabel, aktifkan tabel dan pilih ribbon Layout. Lanjutkan dengan mengatur layout tabel yang diinginkan. Untuk mengetahui lebih jauh fungsi tool dari menu layout yang digunakan, baca keterangan berikut:
  • Selecti: untuk menyeleksi bagian tabel yang diinginkan.
  • View Gridlinesi: untuk menampilkan/menyembunyikan garis bantu Gridlines.
  • Delete: untuk menghapus bagian tabel yang diseleksi.
  • Insert Above: untuk menyisipkan baris ke atas.
  • Insert Bellow: untuk menyisipkan baris ke bawah.
  • Insert Left: untuk menyisipkan kolom ke kiri.
  • Insert Righ: untuk menyisipkan kolom ke kanan.
  • Merge Cells: untuk menggabungkan cell yang diseleksi.
  • Split Cells: untuk membagi sel menjadi beberapa bagian.
  • Table Row Height: untuk mengatur tinggi baris.
  • Table Column Widdth: untuk mengatur lebar kolom.
  • Distribute Rows Height: untuk menyamakan tinggi baris.
  • Distribute Rows Widht: untuk menyamakan lebar kolom.
  • Left: untuk meratakan teks ke sisi kiri sel.
  • Center: untuk meratakan teks ke sisi tengah sel.
  • Right: untuk meratakan teks ke sisi kanan sel.
  • Align Top: untuk meratakan teks ke bagian atas sel.
  • Center Vertically: untuk meratakan teks ke bagian tengah sel.
  • Align Bottom: untuk meratakan teks ke bagian bawah sel.
  • Text Direction: untuk memutar teks dengan sudut putaran tertentu.
  • Cells Margin: untk mengatur batas atas, kiri, kanan dan bawah teks pada sel.
- Mengatur desain tabel
Anda juga dapat memanfaatkan Ribbon Design untuk memodifikasi tabel. Fungsi tool dari Ribbon Design sebagai berikut:
  • Header Row: untuk menambahkan arsiran pada baris pertama tabel.
  • Total Row: untuk menambahkan arsiran pada baris terakhir tabel.
  • Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada baris tabel.
  • First Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom pertama tabel.
  • Last Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom terakhir tabel.
  • Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada kolom tabel. 
  • Tables styles: untuk mengubah style tabel.
  • Shading: untuk menambahkan arsiran warna bagian tabel.
  • Outside Border: untuk menambahkan garis border tabel.
  • Effect: untuk menambahkan efek emboss/bevel pada sel tabel.
  • Quick Style: untuk menambahkan variasi word art pada teks tabel.
  • Teks Fill: untuk menambahkan variasi warna teks.
  • Text Outline: untuk menambahkan variasi garis luar teks.
  • Text Effect: untuk menambahkanvariasi effect teks.
  • Pen Style: untuk mengubah style garis tabel.
  • Pen Weight: untuk mengubah tebal garis tabel.
  • Pen color: untuk mengubah warna garis tabel.
  • Draw table: untuk mengaktifkan pen tabel.
  • Eraser: untuk menghapus format tabel.
b. Menggunakan Gambar
Penambahan obyek gambar  merupakan salah satu komponen pendukung dalam penyajian presentasi. Untuk menambahkan obyek image, pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration, pilih Picture. Lanjutkan dengan menentukan direktori file image yang akan ditambahkan dan klik Insert untuk mengakhiri.
*Menggunakan Grid dan Drawing Guides
Grid dan Guide digunakan untuk mengatur posisi obyek pada presentasi sesuai keinginan. Untuk menggunakan Grid dan Guide, klik kanan lembar kerja dan pilih Grid dan Guide, lalu atur setting sesuai keinginan.
*Membuat album Photo
Anda juga bisa menambahkan photo album pada Microsoft Power Point 2007 menggunakan langkah sebagai berikut:
  1. Pilih Ribbon Insert.
  2. Pada group Illustration pilih Photo Album> menu New photo album.
  3. Tentukan direktori file image yang akan dijadikan album dengan klik File/Disk.
  4. Klik Insert untuk mengakhiri. (Ulangi langkah no.4 dan 5 untuk menambahkan file image atau foto lain)
  5. Pilih Fit to Slide untuk menyamakan ukuran foto dengan ukuran slide.
  6. Setelah selesai klik Create.
  7. Klik Slide pertama, lalu tambahkan teks.
c. Menggunakan Video dan Sound
Objek gambar dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi yang disajikan. Objek video berupa objek dengan animasi gerak.
*Menambahkan file video
Caranya: pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie dilih disalah satu sumber file movie
  •  Movie from file: digunakan untuk memilih file video dari direktori lain.
  • Movie from Clip Organizer: digunakan untuk memilih file video dari Clip Organizer pada task panes  Clip Art. Objek movie yang diklik akan tampil pada bidang kanvas.
*Menambahkan Sound
Untuk menambahkan sound ikuti langkah berikut:
1. Pilih Ribbon Insert.
2. Pada group Illustration pilih Sound.
3. Pilih salah satu sumber file sound:
  • Sound from file: untuk memilih file sound dari direktori lain.
  • Sound from Clip Organizer: untuk memilih file sound dari Clip Organizer.
  • Play CD Auto Track: untuk memilih file sound dari CD.
  • Record Sound: untuk memilih file sound yang merupakan hasil rekaman.
Slide yang ditambah sound akan ditandai speaker. Anda bisa memindahkan simbol speaker tersebut pada posisi yang di inginkan.
*Menggunakan Efek Dalam Presentasi
Menyajikan presentasi semenarik mungkin menjadi tujuan utama seorang presenter agar audens tidak merasa bosan, tetapi merasa nyaman. Salah satu sajian menarik dalam presentasi adalah penambahan efek.
1. Menambah dan menggunakan animasi pada presentasi dilakukan dengan cara berikut:
a. Aktifkan atu tampilkan slide yang akan ditambah animasi.
b. Pilih Ribbon Animation, pilih Animate pada group Animation.
Setelah memilih bentuk animate maka animasi akan ditampilkan pada lembar kerja. Untuk mengulang tampilan animasi klik Preview tool.
2. Mengatur Setting Animasi: pengaturan setting animasi diperlukan untuk menampilkan sajian presentasi secara maksimal. Untuk mengatur setting animasi, lakukan tahapan sebagai berikut:
a.Pilih Ribbon Animation.
b.Pada group Animation pilih Custom animation untuk menampilkan task panes Custom animation di sisi kanan lembar kerja. Pada task panes Custom animation terdapat menu sebagai berikut:
  • Change/Add Effect: untuk mengubah atau menambahkan animasi pada objek slide yang diseleksi.
  • Remove: untuk menghapus animasi dengan mengklik nomor animasi pada presentasi lalu klik Remove.
  • Start: untuk menampilkan objek menjadi slide presentasi, klik mouse. Ada 3 pilihan untuk menampilkan objek yaitu On Click (untuk menampilkan objek dengan mengklik mouse), With Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi presentasi secara bersamaan) dan After Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi bagian presentasi satu persatu)
  • Direction: untuk menampilkan objek dari arah tertentu.
  • Speed: untuk mengatur kecepatan animasi setiap objek.
3. Menggunakan efek transisi
Efek transisi adalah sefek pergantian slide menggunakan group Transition to this slide. Efek transisi meliputi suara dan animasi. Untuk menembahkan efek transisi, caranya sebagai berikut:
aPilih Ribbon Animation.
b. Tampilkan semua pilihan efek transisi dengan mengklik tanda panah pada group Transition to This Slide. c. Pilih bentuk transisi untuk ditampilkan pada lembar kerja.
d. Gunakan efek transisi suara dibagian Transition Sound.
e. Atur kecepatan transisi pada Transition Speed. 
f. Klik Apply to All untuk menerapkan efek transisi pada semua slide presentasi.
g. Hilangkan tanda centang pada On Mouse Click jika anda ingin menampilkan efek transisi tanpa harus melakukan klik.
h. Atur waktu tampil setiap slide pada bagian Automatically after.
4. Membuat Hyperlink
Hyperlink digunakan untuk menghubungkan antara slide satu dengan slide yang lain. Dapat juga dengan menghubungkan file presentasi satu dengan file presentasi yang lain. Cara menggunakannya sebagai berikut:
a. Seleksi bagian slide yang akan ditambah hyperlink
b. Pilih Ribbon Insert pada group Links pilih Hyperlink.
c. Jika ingin membuat Hyperlink ke file presentasi lain, pilih direktori dan nama file yang akan dijadikan tujuan pada Look In, lalu klik OK.
Jika ingin membuat hyperlink ke slide lain yang masih ada dalam satu file presentasi yang sama, klik tombol Bookmark. Setelah itu, pilih nama slide yang akan dijadikan link tujuan anda.
5. Menggunakan perintah action.
Hampir sama dengan fungsi dan penggunaan hyperlink, action juga bisa digunakan untuk membuat hubungan antara slide satu dengan slide yang lain, serta hubungan antara file presentasi satu dengan file presentasi lain. Namun begitu, action di sini bisa digunakan untuk menghubungkan file presentasi anda dengan file dari program aplikasi lain. Biasanya action pada PowerPoint berupa objek tombol. Dengan begitu anda harus membuat tombol terlebih dahulu, baru kemudian dapat membuat sebuah action. Cara membuat tombol sebagai berikut.
a. Pilih Ribbon Insert, pada group Illustration> Shape.
b. Pilih salah satu bentuk tombol pada kategori Action Button.
c. Buat tombol pada lembar kerja.
d. Pilih action yang diinginkan. Hyperlink to (untuk membuat action berupa hyperlink ke slide lain atau file presentasi lain). Run Program (untuk mengaktifkan file dari program aplikasi lain) misal, Microsoft Excel 2007 atau Microsoft Word 2007.
Membuat Dan Menjalankan Slide Show
Penambahan Slide Show semakin menangguhkan PowerPoint sebagai salah satu program terbaik untuk presentasi. Untuk menambahkan Slide Show, anda bisa memanfaatkan Ribbon Slide Show.
a. Mempersiapkan Slide Show
Tahap pertama pembuatan Slide Show adalah mempersiapkan slide yang akan disajikan dengan memilih From Beginning atau Current Slide Show pada group Start Slide Show. Jika ingin menyajikan slide secara berurutan, anda bisa menggunakan langkah sebagai berikut:
1. Pilih Ribbon Slide Show.
2. Pada group Start Slide Show> Custom Slide Show> Custom Show, lalu klik New.
3. Akan muncuil kotak dialog Define Custom Show. Kemudian ketikkan nama yang anda inginkan pada "Slide Show Name"
4. Pada bagian Slides in presentation, pilih slide yang akan disajikan pertama kali.
5. Klik tobol Add.
6. Pilihan yang diklik akan berpindah ke kotak dialog Slide in custom show.
7. Setelah selesai mengurutkan klik OK.
8. Klok close untuk kembali ke lembar kerja presentasi. Atau klik show untuk menampilkan pengaturan slide show.
Untuk menampilkan Custom show yang sudah dibuat, pilih Ribbon Slide Show, pilih Custom Slide Show, pilih nama custom show yang diinginkan.
b. Merekam Narasi (Naration)
Sebelum narasi presentasi dibuat, pastikan PC sudah dilengkapi dengan perangkat Headset. Setelah semua perangkat dilengkapi, anda bisa membuat narasi dengan langkah sebagai berikut:
1. Pilih Ribbon Slide Show.
2. Pilih group Set Up> Record Naration.
3. Lakukan tes pada perangkat headset dengan mengklik tombol Set Microphone level. lakukan tes suara pada jendela Record Naration dan klik OK untuk mulai merekam suara.
4. Setelah selesai tekan Esc untuk mengakhiri.
5. Klik Save untuk menyimpan hasil rekaman.
6. Hasil rekaman yang dibuat akan langsung ditampilkan pada slide show.
c. Menyembunyikan Slide
Jika slide tidak digunakan, anda bisa menyembunyikanya dengan memilih Ribbon Slide Show, kemudian aktifkan slide yang disembunyikan. Pada group Set Up pilih hide Slide. Dengan begitu, slide yang disembunyikan akan diberi tanda khusus.
d. Menyimpan CD Presentasi
Untuk menyimpan presentasi pada CD langkahnnya sebagai berikut:
1. Klik Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik Publish.
2. Pilih Package for CD.
3. Ketikan nama CD pada kotak Name the CD.
4. Klik Add Files untuk memilih nama file presentasi yang akan dikopi ke dalam CD.
5. Tentukan direktori dan nama file presentasi yang diinginkan.
6. Klik Add.
7. Tahap selanjutnuya, klik Copy to CD dan lakukan burning file menggunakan program aplikasi CD Burning, misal Ahead Nero.

e. Mencetak Slide, Note Page dan Handout
Sebagai tahap akhir dalam penyajian presentasi akan dilakukan pencetakan handout. Cara mencetak Slide/Handout slide/Note page sebagai berikut:
1. Klik Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik menu Print.
2. Pilih Print dan lakukan pengaturan setting pencetakan sebagai berikut:
  • Name: digunakan untuk memilih nama printer.
  • Print range: digunakan untuk memilih slide/handout yang akan dicetak.
  • Print What: digunakan untukmenentukan bentuk atau layout pencetakan. Pilih Slide (untuk mencetak slide), pilih Note Pages (untuk mencetak notes), atau pilih handout (untuk mencetak handout).
  • Klik Preview untuk menampilkan hasil akhir handhout.
f. Membuat Presentasi Dalam Bentuk Halaman WEB
Apabila anda menginginkan agar presentasi bisa disajikan secara online dan bisa dinikmati oleh siapapun di dunia maya, maka anda perlu menyimpan file presentasi dalam bentuk halaman Web. Untuk lebih jelasnya sebagai berikut:
*Menyimpan file presentasi ke dalam format halaman web:
1. Klik Save As> pilih Other Format.
2. Tentukan direktori penyimpanan file pada Save In.
3. Ketikkan nama file pada baguian File Name.
4. Tentukan type format Web Page pada bagian Save as type.
5. Klik Publish.
6. Pilih Complete Presentation.
7. Klik Publish, selesai.
*Menampilkan presentasi dalam web browser.
Langkahnya sebagai berikut:
1. Buka Internet Explorer
2. Klik menu File> Open> Browse.
3. Pilih direktori dan nama file yang akan ditampilkan pada web browser.
4. Klik Open.
5. KlikPresentasi akan ditampilkan pada web browser Internet Explorer.